El uso de diferentes dispositivos conectados a internet y con programas o aplicaciones que permiten trabajar desde cualquier lugar hizo que que muchos usuarios empezasen a trabajar en lo que se llama la nube.

La nube es como un internet adicional, lleno de discos duros virtuales, y servidores que conectan esos discos duros con equipos físicos: portátil, smartphone, tablets, etc.

En la nube se guardan archivos importantes, en los que se está trabajando, para poder acceder a ellos cuando y donde se necesite, sin que haga falta portar diferentes memorias de almacenamiento físicas. Dropbox se creo en el 2006 para intenetar crear copias de archivos en un lugar seguroy no en nustro disco local para no perder datos y un método sencillo para compartir archivos entre dos o más usuarios. C

Para trabajar en la nube se necesita un software o una app, siendo Dropbox uno de los más populares.

¿Qué es Dropbox y cómo funciona?

Dropbox es el nombre que reciben un software para equipos fijos o portátiles y una app. Ambos hacen lo mismo, cada uno en un tipo de dispositivos: crear una carpeta de archivos específica, sincronizada con un disco duro virtual y la interfaz del propio Dropbox, que es muy intuitiva.

Para subir un archivo a nuestro espacio virtual podemos añadirlo a la carpeta específica de nuestro disco duro físico o trabajar conectados a internet, en la interfaz de Dropbox. Si elegimos esta segunda forma, podremos organizar los archivos de forma más específica y, lo que es más importante, compartirlos. Se puede elegir crear una carpeta de archivos pública en el disco duro virtual, y que no forme parte de nuestro equipo físico. También podemos realizar trabajos colaborativos con Dropbox, donde muchas personas pueden entrar al almacenamiento en la nube y puede ir cogiendo y dejando los diferentes versiones de archivos con los que vaya a trabajar.

Lo que hizo popular a Dropbox fue la posibilidad de disfrutar de un pequeño disco duro virtual de forma gratuita, solo asociándolo a una cuenta de mail y descargado la app o el software (incluso se puede operar online sin el software si usamos un equipo público) y compartir los archivos que deseemos con una o más personas.

Dropbox facilita las tareas de estudiantes y profesionales, que pueden realizar cambios en documentos, hojas de cálculo, etc, o simplemente verlos en modo lectura. El usuario propietario de la cuenta ejerce las funciones de administrador, mientras las otras personas acceden a las carpetas compartidas mediante una invitación revocable o con una fecha de caducidad en el tiempo (esta opción se incluye en las opciones de pago).

Los colaboradores miembros del equipo con acceso añaden archivos desde la interfaz, siguiendo las indicaciones o mediante arrastrar+soltar.

Para proyectos importantes o para medianas empresas, la opción gratuita se queda corta, como sucede con autónomos de ciertas profesiones. Entonces se puede aumentar la capacidad del disco duro virtual y disfrutar de funcionalidades adicionales contratando uno de los planes de pago o pasándose a Dropbox Business que, aunque es también de pago, dispone de un mes de prueba sin compromiso.

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¿Qué es Dropbox Business? Diferencias con las cuentas de usuario

Dropbox Business ha sido creado pensando en medianas y grandes empresas, aunque hay empresas con pocos trabajadores en plantilla a las que les puede resultar más interesante que los planes de Dropbox. En Dropbox Business se paga una cantidad fija al mes por usuario, de forma anual, aunque con la tarifa básica se incluye el derecho de uso con hasta tres cuentas de correo o usuarios diferentes.

Dropbox Business incluye funciones adicionales, como la recuperación de archivos borrados o herramientas para hacer auditorías, incluidas en los precios. Implica tener, además del disco duro virtual, software de ofimática especializado. Por ello, el manejo de la interfaz e un poco más complejo, aunque existen infinidad de tutoriales sobre el tema.

Se puede pasar de una cuenta de usuario Dropbox a una cuenta business, o volver al estado anterior más adelante si se desea.

Dropbox Business ha puesto un empeño especial en la seguridad, no en vano se va a trabajar en equipo con archivos privados. Para ello ha implementado la autenticación de doble factor, además de la aplicación de prácticas de seguridad certificadas bajo normativas ISO 27001 y SOC 1, 2 y 3.

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